ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Η Πολιτική Προστασίας αποτελεί ενιαίο νομικό κείμενο που διέπει κάθε χρήση προσωπικών δεδομένων του Δήμου Φαρκαδόνας, όλα τα πληροφοριακά συστήματα και τις διαδικασίες που σχετίζονται με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Το ύφος και το περιεχόμενο αυτής είναι νομικό, απόλυτα σαφές ώστε να μην παρουσιάζονται δυσκολίες στην κατανόηση και εφαρμογή της, είναι απαλλαγμένη από εξειδικευμένους τεχνικούς όρους και αναφορές, οι οποίοι ενδεχομένως να καθιστούν δύσκολη την εφαρμογή της και να την εξαρτούν από συγκεκριμένες τεχνολογικές επιλογές. Η πολιτική ασφαλείας πέραν των τακτικών αναθεωρήσεών της, δύναται να τροποποιείται στις περιπτώσεις που συμβαίνουν σημαντικές αλλαγές σε κάποιο τουλάχιστον από τα εξής: α) στην οργανωτική δομή του υπευθύνου επεξεργασίας, β) στα πληροφοριακά συστήματα, γ) στις απαιτήσεις ασφαλείας, δ) στις τεχνολογικές εξελίξεις, ε) στο είδος ή/και στην επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων. Το περιεχόμενο της πολιτική ασφαλείας μπορεί επίσης να μεταβληθεί κατόπιν διενέργειας εσωτερικού ή εξωτερικού ελέγχου, ο οποίος καταδεικνύει μη επαρκή ή/και μη αποτελεσματικά μέτρα ως προς την ασφάλεια, ή κατόπιν περιστατικού παραβίασης της ασφάλειας.

Παρά το σαφές ύφος και περιεχόμενο, η πολιτική ασφαλείας είναι γενικεύσιμη, υπό την έννοια ότι η εφαρμογή της σε μελλοντικά συστήματα που ενδεχομένως ενταχθούν στο πληροφοριακό σύστημα του δήμου να είναι δυνατή χωρίς να απαιτούνται μεγάλες τροποποιήσεις σε μικρά χρονικά διαστήματα.

Τέλος, η πολιτική ασφαλείας έχει δημόσιο χαρακτήρα και είναι δεσμευτική για όλο το προσωπικό που χειρίζεται καθ’ οιονδήποτε τρόπο προσωπικά δεδομένα και είναι σύμφωνη με τη σχετική κείμενη νομοθεσία.

Σκοπός του εγγράφου αυτού είναι να καθορίσει τις υποχρεώσεις και την πολιτική του Δήμου Φαρκαδόνας για την προστασία της ιδιωτικοτητας των υποκειμένων και να θεσπίσει κατάλληλα μέτρα για την αποφυγή διαρροής προσωπικών δεδομένων.

Η Διοίκηση του Δήμου δεσμεύεται για την εκπλήρωση των απαιτήσεων του νέου Γενικού Κανονισμού Προστασίας των Δεδομένων (GDPR) και αναγνωρίζει την προστασία των προσωπικών δεδομένων σαν προτεραιότητά της. Στόχος, τέλος, του εγγράφου αυτού είναι η διασφάλιση του περιβάλλοντος επεξεργασίας και η δημιουργία εργασιακής κουλτούρας και ευαισθητοποίησης ως προς τη ασφαλή χρήση προσωπικών δεδομένων, και για αυτόν τον σκοπό διατίθεται κάθε αναγκαίος πόρος.

Η πολιτική αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σε φυσική και ψηφιακή μορφή, που συλλέγονται με κάθε μέσο από τον Δήμο με σκοπό την εξυπηρέτηση των εννόμων συμφερόντων του.

Υπεύθυνοι για την τήρηση της παρούσας πολιτικής είναι η διοίκηση του Δήμου και οι Εκτελούντες την Επεξεργασία υπό την επίβλεψη του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων.

Ο Δήμος διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τις θεμελιώδεις αρχές του Κανονισμού Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων τόσο στην επεξεργασία που εκτελείται επί του παρόντος όσο και στο πλαίσιο της εισαγωγής νέων μεθόδων επεξεργασίας, όπως νέα πληροφοριακά συστήματα.

Συγκεκριμένα οι αρχές επεξεργασίας με τις οποίες διασφαλίζεται η συμμόρφωση είναι οι παρακάτω:

• Νομιμότητα, αντικειμενικότητα και διαφάνεια
• Περιορισμός του σκοπού
• Ελαχιστοποίηση των δεδομένων
• Ακρίβεια
• Περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης
• Ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα
• Λογοδοσία

Τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων υποστηρίζονται από κατάλληλες διαδικασίες που επιτρέπουν την ανάληψη των απαιτούμενων ενεργειών εντός των χρονικών ορίων που ορίζονται στον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων.

Τα δικαιώματα των υποκειμένων είναι τα παρακάτω:

• Το δικαίωμα της ενημέρωσης
• Το δικαίωμα πρόσβασης
• Το δικαίωμα διόρθωσης
• Το «δικαίωμα στη λήθη»
• Το δικαίωμα στον περιορισμό της επεξεργασίας
• Το δικαίωμα στην φορητότητα
• Το δικαίωμα αντίρρησης
• Το δικαίωμα αντίρρησης στις περιπτώσεις profiling

Για να ασκήσετε τα ανωτέρω δικαιώματά σας μπορείτε να υποβάλετε το αίτημά σας στα Πρωτόκολλο του Δήμου ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση gkantaras@uth.gr καθώς και να υποβάλετε, σε περίπτωση που θεωρήσετε ότι η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων παραβιάζει τον ισχύον δίκαιο για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων (ταχυδρομική δ/νση Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, τηλ. 210. 6475600, δ/νση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου contact@dpa.gr).

Είναι πρωταρχικό καθήκον συμμόρφωσης του Δήμου να προσδιορίζει την κατάλληλη νομική βάση για κάθε επεξεργασία (ευαίσθητων δεδομένων και μη) και να την τεκμηριώνει με επίκληση στα κατάλληλα Άρθρα (6 & 9), σύμφωνα με τον Κανονισμό Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων. Οι νομική βάση και τα υπόλοιπα χαρακτηριστικά κάθε επεξεργασίας αναγράφονται στα Αρχεία Δραστηριοτήτων του Υπεύθυνου Επεξεργασίας και των Εκτελούντων την Επεξεργασία.

H Ο Δήμος υιοθετεί την αρχή της προστασίας της δεδομένων από τον σχεδιασμό και θα διασφαλίσει ότι ο προσδιορισμός και ο σχεδιασμός όλων των νέων ή σημαντικά αλλαγμένων συστημάτων που συλλέγουν ή επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα υπόκεινται στην κατάλληλη εξέταση των θεμάτων προστασίας της ιδιωτικής ζωής.

Όταν οι πράξεις επεξεργασίας ενδέχεται να έχουν ως αποτέλεσμα υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων, θα διενεργείται εκτίμηση αντικτύπου σχετικά με την προστασία των δεδομένων.

Η χρήση τεχνικών όπως η ελαχιστοποίηση των δεδομένων, η ψευδωνυμοποίηση, η ανωνυμοποίηση και η κρυπτογράφηση, λαμβάνονται υπόψη, όπου αυτό είναι εφικτό και κατάλληλο.

8.1. Τι είναι τα cookies;
Τα «cookies» είναι μικρά κομμάτια αρχείων σε μορφή κειμένου, τα οποία αποθηκεύονται στον περιηγητή (browser) του Χρήστη όταν επισκέπτεται έναν ιστότοπο. Οι πληροφορίες οι οποίες αποθηκεύονται στον υπολογιστή του Χρήστη μπορεί να περιέχουν στοιχεία όπως ποιες είναι οι σελίδες που επισκέφτηκε ο Χρήστης, την ημερομηνία και την ώρα της επίσκεψης καθώς και κάποιον τυχαίο και μοναδικό αριθμό αναγνώρισης του Χρήστη. Με την χρήση αυτή, το Site είναι σε θέση να αποθηκεύσει χρήσιμες πληροφορίες για την περιήγηση του Χρήστη στο Site, καθώς και να διαβάσει τις πληροφορίες αυτές ώστε να προσφέρει στον Χρήστη μια ενοποιημένη εμπειρία περιήγησης.

8.2. Ποια cookies χρησιμοποιούμε στον Δικτυακό μας Τόπο;
Χρησιμοποιούμε cookies στους Δικτυακούς μας Τόπους για τη διαχείριση των περιόδων σύνδεσης, για την παροχή εξατομικευμένων ιστοσελίδων και για την προσαρμογή διαφημιστικού και άλλου περιεχομένου ώστε να αντικατοπτρίζει τις ιδιαίτερες ανάγκες και τα ενδιαφέροντά σας. Επίσης τα cookies μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να συντάξουμε ανώνυμες, αθροιστικές στατιστικές που μας επιτρέπουν να αντιληφθούμε πώς το κοινό χρησιμοποιεί τους Δικτυακούς μας Τόπους και βοηθούν να βελτιώσουμε την δομή και το περιεχόμενό του. Δεν μπορούμε να εξακριβώσουμε την προσωπική σας ταυτότητα από τις πληροφορίες αυτές. Μπορείτε να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης για να απορρίψετε ορισμένα ή και όλα τα cookies, εκτός των απολύτως απαραίτητων. Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι κάποιες λειτουργίες είναι διαθέσιμες μόνο μέσω της χρήσης cookies και εάν επιλέξετε την απόρριψη των cookies, αυτές οι λειτουργίες ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες. Γενικά υπάρχουν οι παρακάτω κατηγορίες cookies που χρησιμοποιούνται στους Δικτυακούς μας Τόπους. Τέλος, τα ονόματα των cookies του Ιστοτόπου μας είναι τα παρακάτω:

Τοπικά αποθηκευμένα δεδομένα στο farkadona.gr:
4a5151d3815499d1c701c807e2f67f99
__utma
__utmb
__utmc
__utmz

8.3. Πώς να ελέγξετε τα cookies;
Είναι στη διακριτική σας ευχέρεια να ανακαλείτε, όποτε το θελήσετε, τη συγκατάθεση σας ή να εναντιωθείτε στη χρήση των cookies στον υπολογιστή ή τη συσκευή σας, να ελέγξετε ή/και να διαγράψετε τα cookies.

8.5. Πού μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες για την προστασία των προσωπικών δεδομένων που συλλέγουν τα cookies;
Πληροφορίες για την προστασία των προσωπικών δεδομένων σας, αλλά και για τα δικαιώματα σας θα βρείτε στην Πολιτική Απορρήτου εδώ.

8.6. Πού μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες για τη γενική χρήση cookies;
Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη γενική χρήση των cookies, αλλά και των μεθόδων αποκλεισμού ή περιορισμού τους, θα βρείτε στις ιστοσελίδες //cookiepedia.co.uk/all-about-cookies και //www.allaboutcookies.org/.

8.7. Αλλαγές στην Πολιτική cookies.
Η παρούσα Πολιτική Cookies ενδέχεται να τροποποιηθεί οποιαδήποτε στιγμή. Για το λόγο αυτό κρίνουμε σκόπιμο να ανατρέχετε τακτικά στην παρούσα Πολιτική. Η παρούσα τέθηκε σε ισχύ στις 23 Μαΐου 2018. Σε περίπτωση τροποποίησής της θα αναφέρεται η ημερομηνία που αυτή έλαβε χώρα. Ισχύουσα θεωρείται πάντοτε η Πολιτική Cookies, όπως διαμορφώθηκε από την πιο πρόσφατη τροποποίηση.

8.8. Πως μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη χρήση Cookies;
Σε περίπτωση που επιθυμείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη χρήση ηλεκτρονικών cookies από τις ρυθμίσεις του φυλλομετρητή σας, αναλόγως του φυλλομετρητή σας επισκεφθείτε τις ακόλουθες ιστοσελίδες, για να λάβετε γνώση για τις απαραίτητες σχετικές ενέργειες

• Internet Explorer http://support.microsoft.com/kb/278835
• Firefox http://support.mozilla.org/en-US/kb/delete-cookies-remove-info-websites-stored
• Chrome http://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=en
• Opera http://www.opera.com/browser/tutorials/security/privacy/
• Safari http://support.apple.com/kb/PH5042
• Safari for iPad and iPhone http://support.apple.com/kb/HT1677

Ο Δήμος θα διασφαλίσει ότι όλες οι δραστηριότητες που εισάγει στο πλαίσιο ανάπτυξης συνεργασιών και αφορούν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πελατών, εργαζομένων και εξωτ. συνεργατών/προμηθευτών, υπόκεινται σε τεκμηριωμένη σύμβαση που περιλαμβάνει τις συγκεκριμένες πληροφορίες και τους όρους που απαιτούνται από τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων και την κείμενη νομοθεσία.

Κάθε εργαζόμενος του Δήμου υπογράφει απαραίτητα τον Κώδικα Δεοντολογίας και Εμπιστευτικότητας και δεσμεύεται νομικά για την εχέμυθη επεξεργασία των δεδομένων του Δήμου.

Κάθε εκτελών την επεξεργασία, υπογράφει Σύμφωνο Εμπιστευτικότητας συμπληρωματικό του ιδιωτικού συμφωνητικού κατ’ άρθρο 28 GDPR, το οποίο αναφέρει μεταξύ άλλων τα ακόλουθα:

• πεδίο εφαρμογής και διάρκεια
• σκοπό
• τεκμηρίωση μορφών και έκτασης επεξεργασίας,
• προηγούμενη εξουσιοδότηση σε περίπτωση που χρησιμοποιείται άλλος επεξεργαστής,
• την παροχή οποιασδήποτε τεκμηρίωσης που αποδεικνύει τη συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων και την κείμενη νομοθεσία.
• άμεση κοινοποίηση οποιασδήποτε παραβίασης των δεδομένων ή συνδρομή προς αυτή την κατεύθυνση.

Τα δικαιώματα των εργαζομένων, των συμβαλλομένων και άλλων τρίτων όταν δεν έχουν πλέον άδεια πρόσβασης σε χώρους ή πόρους ή όταν λήξει η σύμβαση εργασίας τους και προσαρμόζουν τα δικαιώματα σε περίπτωση μεταφοράς εργασίας ανακαλούνται ή σε κάθε περίπτωση που χρειάζεται γίνεται επανεκτίμηση και επανέλεγχος των προσβάσεών τους.

Στην περίπτωση που υπάρχουν διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης1 εξετάζονται προσεκτικά πριν από τη διαβίβαση, ώστε να διασφαλιστεί ότι εμπίπτουν στα όρια που επιβάλλει ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων και η κείμενη νομοθεσία. Αυτό εξαρτάται εν μέρει από την κρίση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής σχετικά με την επάρκεια των διασφαλίσεων για τα προσωπικά δεδομένα που ισχύουν στη χώρα υποδοχής και το οποίο μπορεί να αλλάξει με την πάροδο του χρόνου.

Οι διαβιβάσεις δεδομένων σε τρίτες χώρες εντός της Ένωσης, αν και εφόσον υπάρξουν, θα υπόκεινται σε νομικά δεσμευτικές συμφωνίες που αναφέρονται ως δεσμευτικοί κανόνες και οι οποίοι παρέχουν εκτελεστικά δικαιώματα για τα υποκείμενα των δεδομένων.

Για το έτος 2019, έχει οριστεί υπεύθυνος προστασίας δεδομένων o Γιάννης Γκαντάρας με τον οποίο και μπορείτε να επικοινωνήσετε για οποιαδήποτε διευκρίνιση, 69944649919, gkantaras@gmail.com.

Λαμβάνουν χώρα περιοδικά για την επισκόπηση της ορθής εφαρμογής της πολιτικής ασφαλείας και την αποτίμηση της αποτελεσματικότητας των μέτρων ασφαλείας. Ο Δήμος διεξάγει επίσης περιοδικές μελέτες Εκτίμησης Αντικτύπου Ασφάλειας Δεδομένων όπου υπολογίζονται το ρίσκο κάποιας διαρροής, η πιθανότητα και το αντίκτυπο αυτού για το Δήμο και τα υποκείμενα και λαμβάνονται τα απαραίτητα οργανωτικά μέτρα για την ελαχιστοποίησή του.

Η πολιτική του Δήμου είναι δίκαιη και αναλογική και η γνωστοποίηση κάποιας σημαντικής διαρροής στην εποπτική αρχή πραγματοποιείται εντός 72 ωρών από τη στιγμή που αποκτά η διοίκηση γνώση του γεγονότος, εκτός εάν o υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να αποδείξει, σύμφωνα με την αρχή της λογοδοσίας, ότι η παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δεν ενδέχεται να επιφέρει κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων. Αυτή η διαδικασία περιγράφεται πιο αναλυτικά στο Σχέδιο Ασφαλείας, Ανάκαμψης από Καταστροφές και Ανάκτησης Δεδομένων που καθορίζει τη συνολική διαδικασία αντιμετώπισης περιστατικών ασφάλειας και αποτελεί ξεχωριστό έγγραφο.

Οι ακόλουθες ενέργειες αναλαμβάνονται και επανεξετάζονται προκειμένου να διασφαλιστεί ότι ο Δήμος συμμορφώνεται ανά πάσα στιγμή με την αρχή της λογοδοσίας του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων:

• Η νομική βάση για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι σαφής και αδιαμφισβήτητη και εμπεριέχεται μεταξύ άλλων στα Αρχεία Δραστηριοτήτων της επιχείρησης.
• Όλο το προσωπικό και εξωτερικοί συνεργάτες που διαχειρίζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κατανοούν τις ευθύνες τους και δεσμεύονται νομικά στην τήρηση του Κώδικα Δεοντολογίας και της Σύμβασης Εμπιστευτικότητας αντιστοίχως.
• Εκπαίδευση για την προστασία των δεδομένων παρέχεται σε όλο το προσωπικό και σε τακτά χρονικά διαστήματα.
• Εφαρμόζονται κανόνες σχετικά με την συλλογή και διαχείριση της συναίνεσης που απαιτούνται για την επεξεργασία δεδομένων ειδικών κατηγοριών.
• Υπάρχουν διαθέσιμα κανάλια για τα υποκείμενα των δεδομένων που επιθυμούν να ασκήσουν τα δικαιώματά τους όσον αφορά τα προσωπικά δεδομένα και όλα τα αιτήματα αντιμετωπίζονται αποτελεσματικά.
• Οι διαδικασίες που αφορούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα επανεξετάζονται ανά τακτά χρονικά διαστήματα.
• Η αρχή της ιδιωτικότητας κατά το σχεδιασμό υιοθετείται για όλα τα νέα ή μεταβαλλόμενα συστήματα και διαδικασίες.
• Καταγράφεται η ακόλουθη τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων επεξεργασίας: όνομα και τοποθεσία αρχείου και σχετικές λεπτομέρειες όπως ο σκοπός της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, οι κατηγορίες ατόμων και επεξεργασμένα προσωπικά δεδομένα, οι κατηγορίες αποδεκτών προσωπικών δεδομένων, οι συμφωνίες και μηχανισμοί για τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε χώρες εκτός της ΕΕ, συμπεριλαμβανομένων των λεπτομερειών των ελέγχων που εφαρμόζονται, προγράμματα διατήρησης προσωπικών δεδομένων, σχετικοί τεχνικοί και οργανωτικοί έλεγχοι έχουν τεθεί σε ισχύ.
• Διενεργούνται τακτικές μελέτες Εκτίμησης Αντικτύπου Ασφαλείας Δεδομένων με στόχο την ελαχιστοποίηση του ρίσκου.
• Ο Δήμος λαμβάνει κάθε δυνατό και εύλογο οργανωτικό και τεχνολογικό μέτρο προκειμένου να διαφυλάξει την εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων, τις αρχές της νομοθεσίας και τα δικαιώματα των υποκειμένων.

Αν βρεθεί μέλος, υπάλληλος ή συνεργάτης που έχει παραβιάσει αυτήν την πολιτική, υπόκειται σε πειθαρχική πράξη μέχρι και σε τερματισμό της σύμβασης εργασίας.

Διευκρινίζεται τέλος, ότι ο Ο.Σ.Λ., τηρεί και εφαρμόζει ξεχωριστές πολιτικές συλλογής, χρήσης και επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων για κάθε μία κατηγορία εκ των συναλλασσόμενων της (πελάτες, εργαζόμενους, εξωτ. συνεργάτες) ή για διαφορετικές κατηγορίες επεξεργασίας, που χρήζουν ειδικής ρύθμισης (δεδομένα ειδικών κατηγοριών) και έχει πραγματοποιήσει σχετικές γνωστοποιήσεις στα ενδιαφερόμενα μέρη. Σε περίπτωση που δεν έχετε λάβει γνώση ή επιθυμείτε αναλυτικότερη ενημέρωση, μπορείτε να υποβάλλετε σχετικό αίτημα στην ηλεκτρονική διεύθυνση gkantaras@uth.gr, αναφέροντας ονοματεπώνυμο, ιδιότητα, στοιχεία επικοινωνίας και ακριβές αίτημα.